تیم، تیم سازی و مدیریت تیم از جمله موضوعاتی هستند که من به آنها علاقه دارم. بارها و بارها در تیم های مختلف حضور داشته ام و برخی از آنها موفق بوده اند و تعداد زیادی هم موفق نبوده اند. در این مقاله می خواهم به دلیل شکست تیم ها از دید تفکر سیستمی بپردازم و اینکه چطور عملکرد تیم مان را بهبود دهیم.
داستان این نوشته از چند روز پیش شروع شد که داشتم دو تا از سخنرانی های آقای راسل اکاف درباره تفکر سیستمی را می دیدم و ایشان در یکی از این سخنرانی ها عنوان کردند که:
دلیل شکست بسیاری از تیم ها نداشتن تفکر سیستمی توسط مدیران و رهبران تیم ها است.
راسل اکاف
برای اینکه منظور ایشان را بفهمیم ابتدا به سراغ تعریف سیستم می رویم.
سیستم چیست؟
سیستم یک کلیت است که دارای بخش های مختلفی است که هریک به تنهایی می توانند بر روی خصوصیات و رفتارهای سیستم تاثیر بگذارند. به عنوان مثال شما یک سیستم بیولوژیکی هستید. قلب، مغز، شش، کبد، معده و … بخش های تشکیل دهنده شما هستند. همان طور که می دانید هر یک از این اعضا به تنهایی می توانند بر روی خصوصیات و رفتارهای شما تاثیر بگذارند.
وابستگی بخش های سیستم به یکدیگر، یکی دیگر از ویژگی های مهم یک سیستم است. به عبارتی دیگر یک بخش یا گروهی از بخش های یک سیستم به تنهایی و مستقل نمی توانند روی سیستم تاثیر بگذارند. به عنوان مثال تاثیری که قلب بر روی خصوصیات و رفتار شما دارد به عملکرد مغز، شش و دیگر ارگان های بدن شما بستگی دارد. همانطور که می بینید همه اعضای بدن شما به یکدیگر مرتبط هستند و عملکرد هر یک بر دیگری تاثیر می گذارد. سیستم کلیتی است که نمی توان آنرا به بخش های مستقل تفکیک کرد.
بنابراین می توان نتیجه گرفت که تیم یک سیستم است زیرا از اعضایی تشکیل شده است و عملکرد هر یک از این اعضا بر روی عملکرد و خروجی تیم تاثیر دارد. در عین حال عملکرد هر یک از اعضا به عملکرد دیگر اعضا وابسته است که در نهایت بر روی خروجی و عملکرد کل تیم تاثیر می گذارد.
از دید آقای اکاف سیستم ها مفاهیم و پیامدهایی دارند که معمولا نادیده گرفته می شوند.
مفاهیم و پیامدهای یک سیستم چیست؟
خصوصیات و ویژگی های یک سیستم مربوط به کلیت سیستم است و هیچ یک از اجزا به تنهایی آنها را ندارند. به عنوان مثال یک خودرو را در نظر بگیرید. خصوصیت اصلی و پایه یک خودرو این است که می تواند شما را از یک نقطه به نقطه دیگر جابجا کند. هیچ یک از بخش های خودرو (موتور، چرخ ها، فرمان، سیستم تعلیق و …) به تنهایی قادر به انجام این کار نیستند.
شما به عنوان یک سیستم دارای یک مشخصه مهم هستید زندگی. هیچ یک از اعضای بدن شما زندگی نمی کنند اما شما زندگی می کنید. شما می توانید بنویسید اما دست شما به تنهایی نمی تواند چنین کاری را انجام دهد، می توانید ببینید اما چشم شما نمی تواند ببیند، می توانید فکر کنید اما مغز شما نمی تواند چنین کاری انجام دهد. بنابراین اگر یک سیستم به اجزای آن تفکیک شود ویژگی های اصلی خود را از دست می دهد. اگر یک خودرو را به بخش های آن تفکیک کنیم دیگر یک اتومبیل نخواهیم داشت.
دلیل این امر این است که یک سیستم مجموع رفتارهای اجزای خودش نیست بلکه نتیجه ارتباطات و تعامل بین آنها است.
بنابراین اینطور می توان نتیجه گرفت که یک تیم مجموع اعضای آن نیست بلکه تیم نتیجه ارتباطات و تعاملات بین اعضای تیم و کیفیت این ارتباطات و تعاملات است.
نتیجه این مطالب چیست؟
آقای اکاف اینطور جمع بندی می کنند:
اگر شما برای بهبود یک سیستم بر روی بهبود اجزای آن تمرکز کنید و تلاش کنید هر یک را به تنهایی بهبود دهید مطمئن باشید که شکست در انتظار شماست. با این شرایط مطمئن باشید که کارایی کل سیستم اصلا بهبود نخواهد یافت.
آقای راسل اکاف مثال جالبی برای اثبات این گفته ارائه می کند. ایشان اینطور این مسئله را اثبات می کنند. ایشان عنوان می کنند که فرض کنید از همه خودروهای موجود در آمریکا (457 نوع مختلف) یک عدد را خریداری کرده ایم و همه آنها را در یک کاراژ بزرگ گرد هم آوردیم. بعد از 200 مهندس خودرو درخواست کنیم که بهترین بخش هر یک را مشخص کنند. آنها بررسی می کنند و به این نتیجه می رسند که موتور از رولز رویس، سیستم انتقال قدرت از مرسدس بنز، باطری از پورشه و … دارای بهترین عملکرد هستند. بعد ما از مهندسان می خواهیم که آن بخش ها را از خودروهای موردنظر خارج کنند و به وسیله آنها یک خودرو (متشکل از قسمت های خودروهای دیگر) بسازند. فکر می کنید نتیجه چه خواهد بود؟
هیچ. به این دلیل که بخش های جدا شده از خودرو های مختلف با یکدیگر سازگاری ندارند و هماهنگ نیستند خودرویی در کار نخواهد بود.
از این پیامد می توان اینطور نتیجه گرفت که خروجی یک تیم به اعضای آن زیاد وابسته نیست و چیزی که خروجی یک تیم را مشخص می کند و تاثیر زیادی در آن دارد کیفیت و نحوه ارتباط و تعامل بین افراد تیم است.
بنابراین برای بهبود خروجی یک تیم رهبر و مدیر تیم باید تلاش کند که در قدم نخست اعضای درست را برای تیم انتخاب کند و در قدم بعدی و مهم تر نحوه ارتباطات و تعاملات بین اعضای تیم را مدیریت کند و کیفیت آنرا افزایش دهد و در نهایت برای بهبود خروجی تیم، بر روی خروجی تیم تمرکز کند.
منابع:
